Når du skal starte foretak kan det oppstå tilfeller der du er nødt til å behandle personopplysninger. Dette skjer mer eller mindre frekvent i ulike bransjer. Men et tilfelle der det generelt er relevant å ha kjennskap til dette er når du skal ansette folk i foretaket ditt og behandle opplysninger om dem. Disse opplysningene er personopplysninger. I Norge er det en lov som gjelder for hvordan man skal behandle personopplysninger.

Personopplysninger er informasjon som direkte eller indirekte refererer en fysisk person som er i live. Det refererer dermed ikke juridiske personer, som refererer til et foretak, en forening eller en fysisk persons dødsbo. Bilder og lydopptak av personer kan være personopplysninger selv om det ikke blir nevnt noen navn. Krypterte opplysninger og ulike typer elektroniske identiteter blir også sett på som personopplysninger. Hvis de kan kobles til fysiske personer. Et eksempel på elektroniske identiteter er en IP-adresse.

Hvis du for eksempel håndterer et kunderegister, et lønnsregister eller et personalregister håndterer du med andre ord personopplysninger. Det er noe som ikke er så veldig uvanlig som eier av et foretak. Men håndtering av personopplysninger kan også innebære at du i andre sammenheng håndterer ulike opplysninger. Dette er opplysninger som navn, personnummer, e-postadresser, bilder eller andre opplysninger som det går an å referere til en spesiell fysisk person. Behandling av personopplysninger er for eksempel innsamling, registrering, lagring, bearbeiding og spredning. Dette er relevant for alle som skal starte foretak og ennå mer hvis man skal ha ansatte.

Formålet med personopplysningsloven er å beskytte mennesker mot at deres personlige integritet krenket gjennom behandling av personopplysninger. I loven finnes regler for hvordan personopplysninger får bli behandlet. Disse bør du som skal starte et foretak kjenne till. Blant reglene finnes blant annet grunnleggende prinsipper for behandling og krav på rettslig grunn. For eksempel samtykke fra og informasjon til den registrerte. Det finnes også regler om sikkerhet og rettelse av feilaktige opplysninger. Foretak, myndigheter, foreninger og andre kan oppnevne representanter for personopplysninger som selvstendig kontrollerer at personopplysninger behandles korrekt innenfor virksomheten.

EU står bak reglene

Loven om personopplysninger bygger på felles regler som har blitt besluttet innenfor EU. Det såkalte personverndirektivet. Øvrige EU-land har lignende beskyttelseslover som forenkler strømmen av informasjon innenfor unionen. EU har tatt en beslutning om en ny forordning som inneholder regler om hvordan man får behandle personopplysninger. Formålet med den nye lovstiftningen er å skape ensartede regler for databeskyttelse innenfor hele EU. Dette forenkler for foretak å virke på hele unionens indre marked. Forordningen begynner å gjelde den 25 mai 2018 og blir kalt Personvernforordningen.

En generell tanke med de nye reglene er å tydeligere understreke at det foretaket som behandler personopplysninger aktivt må ta ansvar for å se til at forordningens regler blir fulgt og kunne vise det. Du kan for eksempel ta fram en spesiell databeskyttelsespolitikk i ditt foretak. Personvernforordningen gjelder for alle som behandler personopplysninger og Datainspeksjonen kan komme til å pålegge en sanksjonsavgift for den som bryter forordningens regler.